پیمانکار شخص حقیقی یا حقوقی و طرف دیگر امضاکننده ی پیمان است که اجرای موضوع پیمان را بر اساس اسناد و مدارک پیمان، به عهده گرفته و نمایندگان و جانشین های قانونی پیمانکار نیز در حکم پیمانکار هستند. پیمانکاران اعم از حقیقی و حقوقی شامل دسته بندی های متفاوتی از جمله پیمانکار عمومی، پیمانکار جزء، پیمانکار دست دوم هستند.
پیمانکار عمومی در واقع توانایی انجام چندین پروژه را همزمان دارا می باشد، پیمانکار جزء شخصی است که برای انجام بخشی از موضوع پیمان با وی قرارداد بسته می شود و در انتها پیمانکار دست دوم پیمانکاری می باشد که منتخب مهندسین مشاور می باشد و دستور استفاده از وی توسط مهندس مشاور به پیمانکار داده می شود، البته در صورتی که این اجازه در شرایط خصوصی پیمان آورده شده باشد.
- اما برای پیمانکاران حقوقی دسته بندی دیگری نیز وجود دارد که جدای از دسته بندی بالاست و شامل موارد زیر می باشد:
- مسئولیت محدود
- سهامی عام
- تضامنی
- نیمه دولتی
- تعاونی
چگونه پیمانکاران خود را مدیریت کنیم؟
مهم ترین مسئله در ارتباط با پیمانکاران، نحوه ی مدیریت پیمانکاران با بالاترین بازدهی ممکن (یعنی کمترین زمان و کمترین هزینه) می باشد. در ادامه به چکیده ای از اصلی ترین نکات، در مدیریت پیمانکاران و همچنین راهکارهای نرم افزاری در نظر گرفته شده در این رابطه خواهیم پرداخت.
ثبت اطلاعات پیمانکاران
برای مدیریت پیمانکاران اعم از حقیقی و حقوقی اولین نکته ای که مورد توجه قرار دارد، مدیریت اطلاعات پیمانکاران می باشد. چرا که در صورت عدم داشتن اطلاعات کافی از پیمانکاران ممکن است عواقب بسیاری در پی آن وجود داشته باشد.
حال اطلاعاتی از پیمانکاران حقیقی و حقوقی که ثبت و دسترسی به آنها می تواند اهمیت زیادی داشته باشد را به طور جداگانه مورد بررسی قرار خواهیم داد:
-
- ثبت اطلاعات هویتی و ثبتی شرکتهای پیمانکار (نام شرکت، شماره ثبت، شناسه ملی، اطلاعات حساب و …)
- ثبت اطلاعات تماس شرکت های پیمانکار (آدرس، تلفن، ایمیل، اطلاعات تماس نماینده، لیست و شماره های شعب و …)
- ثبت اطلاعات مدیران شرکت (مدیرعامل، هیات مدیره و …)
- در این بخش اطلاعات جامعی از تمامی اعضای هیئت مدیره و صاحبان امضا قابل ثبت می باشد.
- علاوه بر ثبت اطلاعات هویتی هر یک می توان تعیین کرد که کدام یک امضادار می باشند و اطلاعاتی همچون تاریخ شروع مسئولیت و پایان مسئولیت بر اساس روزنامه رسمی را ثبت کرده و همچنین در صورت لزوم آلارم مروبوط به پایان اعتبار امضا را فعال نماییم.
- ثبت اطلاعات کامل سهامداران حقیقی و حقوقی و اطلاعات سهام آنها نیز قابل ثبت می باشد. از اطلاعات جامع این بخش می توان به ثبت اطلاعات هویتی سهامداران، مقدار سهم به درصد و یا تعداد، ارزش سهام و ... اشاره نمود.
- ثبت آگهی تصمیمات شرکت ها (روزنامه رسمی، آگهی تاسیس، آگهی تغییرات و …)
- ثبت اطلاعات مجوز ها و گواهینامه ها
- ثبت سوابق اجرائی شرکتهای پیمانکار (خلاصه ای از اطلاعات قراردادهایی که با آن پیمانکار داشته اید.)
- ثبت اطلاعات پرسنل فنی (اطلاعات هویتی، اطلاعات تماس، سال سابقه، تاریخ استخدام و ...)
- ثبت اموال منقول و غیر منقول شرکتهای پیمانکار تعریف اموال منقول و غیر منقول به طور کلی در زیر آورده شده است:
- منقول از نظر لغوی؛ به معنای قابل حمل می باشد. در قانون مدنی اموال منقول به اشیایی که نقل آن از محلی به محل دیگر ممکن باشد بدون اینکه به خود یا محل آن خرابی وارد آید، گفته شده است؛ مانند ماشین، اثاثیه منزل، بخاری، کولر و ... .
- اموال غیرمنقول در لغت به معنای غیرقابل حمل است و این معنا با مباحث حقوقی مناسبت دارد. لذا قانون گذار: «اموالی را که نتوان از محلی به محل دیگر نقل نمود، اعم از اینکه استقرار آنها ذاتی باشد، یا به واسطه عمل انسان، به نحوی که نقل آن مستلزم خرابی یا نقص خود مال یا محل آن شود» غیرمنقول شمرده است. در سیستم مدیریت پیمانکاران اموال غیر منقول به ازای رسته های کاری مختلف قابل تعریف و ثبت می باشد.
- ثبت اطلاعات پیمانکاران حقوقی:
- ثبت اطلاعات تماس شخص پیمانکار (آدرس، تلفن، ایمیل و …)
- ثبت اطلاعات هویتی و اطلاعات بانکی
- ثبت مجوز و گواهی نامه اشخاص حقیقی به همراه تاریخ صدور و انقضا
- ثبت سوابق تحصیلی شخص پیمانکار و بارگذاری اسکن مدارک تحصیلی
- ثبت سوابق شغلی پیمانکاران
- ثبت دوره های آموزشی گذرانده شده توسط اشخاص
- ثبت اموال منقول طرف قرارداد (تعریف منقول در بخش قبل قابل مشاهده می باشد.) در این بخش نیز اموال منقول برای هر رسته ی کاری قابل تعریف می باشد.
همان طور که می دانید، کنترل غیر سیستمی اطلاعات پیمانکاران به خصوص در حجم بالا بسیار طاقت فرسا و حتی در مواردی غیر ممکن می باشد. اما تمامی موارد مذکور در نرم افزار مدیریت پیمانکاران به راحتی قابل ثبت و جستجو می باشد.
نگهداری از اسکن مدارک پیمانکاران
در یک سیستم مناسب برای مدیریت پیمانکاران باید امکان نگهداری از اسکن مدارک وجود داشته باشد، که این اسکن ها باید در محیطی امن حفظ و نگهداری شده و به راحتی قابل بازیابی باشد.
در نرم افزار مدیریت قراردادها و مناقصات رادین جایگاهی برای بارگذاری اسکن تمامی مدارک نظیر اساسنامه، گواهی کد اقتصادی، گواهی ثبت نام مالیات بر ارزش افزوده و تمام مدارکی که نگهداری از اسکن آنها چه برای اشخاص حقیقی و چه برای اشخاص حقوقی اهمیت داشته باشد، در نظر گرفته شده است و حتی دسته بندی های مدارک توسط خود کاربران سامانه به راحتی قابل اضافه و کم کردن می باشد.
در انتها لازم به ذکر است که می توانید تمام مستندات مربوط به هر پیمانکار را یکجا و در یک فایل زیپ دریافت نمایید.
بررسی شروط عقد قرارداد با پیمانکار
برای عقد قرارداد با پیمانکار باید شروط خاصی در نظر گرفته شده و مورد بررسی قرار گیرد و بررسی این شروط به صورت غیر سیستمی نادقیق، سخت و زمان بر می باشد، اما نرم افزار مدیریت مناقصات می تواند این روند را ساده تر کرده و در زمان و انرژی شما صرفه جویی زیادی خواهد شد.
از جمله شروطی که از طریق سیستم مدیریت پیمانکاران قابل پیگیری می باشد می توان به موارد زیر اشاره کرد
لیست سیاه پیمانکاران
امکان تهیه لیست سیاه پیمانکاران و جلوگیری خودکار نرم افزار، از انعقاد قرارداد با پیمانکارانی که در لیست سیاه قرار گرفته اند.
ارزیابی پیمانکاران
ارزیابی پیمانکاران یکی از نقاط حساس و مهم در بخش پیمانکاران می باشد، که متخصصین سازمان شما که ارزیابی پیمانکاران را به انجام می رسانند، می توانند بهره وری بالایی از این بخش داشته باشند. یکی از امکاناتی که در این قسمت در نظر گرفته شده است، امکان طراحی و تعریف فرم های متعدد برای رسته های مختلف کاری می باشد و در انتها با توجه به پاسخ ها امتیاز پیمانکار به طور سیستمی محاسبه شده و در صورت گرفتن امتیاز حداقلی مورد نیاز می تواند مورد بازبینی انسانی قرار گیرد.
ضمنا امکان توسعه نظام ارزیابی و رتبه بندی پیمانکاران بنا به سفارش مشتری نیز وجود دارد.
عدم تکمیل پروفایل
جلوگیری از انعقاد قرارداد با پیمانکارانی که پروفایل خود را تکمیل نکرده باشند در صورتی که از پرتال پیمانکاران استفاده کنید برای شما امکان پذیر می باشد.
کنترل ظرفیت پیمانکاران
برای هر پیمانکار می توانید با در نظر گرفتن پارامترهای مختلف، حداکثر تعداد قرارداد مجاز را مشخص نمایید، در این حالت سیستم به طور خودکار از بسته شدن قرارداد با آن پیمانکار، بیش از حد مجاز تعیین شده توسط شما، جلوگیری می کند. ضمنا امکان آزادسازی ظرفیت پیمانکاران پس از تحویل قطعی قراردادهای در دست انجام امکان پذیر می باشد. همچنین امکان کنترل ظرفیت ریالی عقد قرارداد با پیمانکاران سازمان بنا به سفارش مشتری نیز وجود دارد.
گزارشگیری از پیمانکاران
امکان گزارش گیری یکی از نکات مهمی است که باید در نرم افزارها در نظر گرفته شود، که در سیستم مدیریت مناقصات بخش گزارشات با تنوع زیاد و در نظر گرفتن تمام نیازهای احتمالی مشتری تولید شده است و می توان گفت تمام نیازهای گزارش پیمانکاران را پوشش میدهد.
در انتها این مهم را در نظر داشته باشید که هر سازمانی روال و قوانین خاص خود را دارا می باشد و تیم قدرتمند طراحی و توسعه نرم افزار آماده ی سفارشی سازی این محصول متناسب با نیازهای شما می باشند.
